Governance documentale: un elemento ancora sottovalutato

Da Londra – Ricoh ha presentato oggi una ricerca da cui emerge che molte organizzazioni in tutta Europa trascurano la governance documentale*, con conseguenze dirette su redditività e performance delle rispettive aziende.

Dall’indagine Ricoh Document Governance Index , condotta da Coleman Parkes Research, emerge che, sebbene attualmente la spesa europea per la gestione dei documenti superi un totale stimato di 14 miliardi di Euro l’anno, con aziende che spendono fino al 5% del fatturato annuo, solo poco più di un terzo delle imprese (39%) ha introdotto una strategia per la governance documentale, con lo scopo di gestire in modo efficace questa importante area di business. Solo attuando una precisa strategia di governance documentale, oppure affidando a terzi la gestione di queste attività, è possibile semplificare i processi aziendali, ottenendo vantaggi significativi sia a breve che a lungo termine, come la riduzione dei costi e dell’impatto ambientale, l’incremento della sicurezza e un’allocazione più efficace delle risorse.

Nonostante il 77% dei top manager riconosca che una migliore governance documentale si tradurrebbe in significativi risparmi di costi, in realtà questo processo avviene in modo sporadico e non strutturato. Infatti, solo il 38% degli intervistati analizza “talvolta” i costi, mentre ben il 17% non effettua alcun controllo. Considerando che, in base all’esperienza di Ricoh, le aziende possono ridurre i costi anche del 30% , i risultati dell’indagine suggeriscono come molte aziende stiano perdendo, l’opportunità non solo di risparmiare, ma anche di incrementare la produttività del personale e ridurre l’impatto ambientale.

Dal rapporto emerge inoltre che la responsabilità per la governance documentale è frammentata e decentrata, senza una funzione specifica che se ne faccia carico in modo esplicito. Infatti, la maggior parte degli intervistati dichiara che, nelle loro aziende, i responsabili della governance documentale sono molteplici, mentre il 57% ne affida la responsabilità ai singoli dipendenti; mentre, secondo il 61% degli intervistati, la responsabilità – almeno parziale – spetta ai manager dei vari reparti. La soluzione più efficace, tuttavia, consiste nell’adottare un approccio centralizzato alla governance documentale, definendo processi formali per gestire e monitorare questa attività, in base alle specifiche esigenze dell’azienda. Questo tipo di approccio potrà così determinare una strategia semplificata per la gestione documentale, che incrementerà la produttività e consentirà ai manager di concentrarsi sulle loro attività primarie, dando un miglior contributo agli obiettivi di business dell’azienda.

Come dichiara Simon Sasaki, CEO di Ricoh Europe: “Anche se l’attuale contesto economico spinge i vertici aziendali a razionalizzare i processi, molte aziende non effettuano alcun controllo sulle attività di stampa, fotocopiatura e trasmissione fax. Preoccupa rilevare che, nonostante la diffusa consapevolezza dei vantaggi immediati della governance documentale, gran parte delle aziende europee non ha ancora adottato una strategia in tal senso. Sottovalutandone le implicazioni, queste aziende rischiano di perdere opportunità concrete di incrementare l’efficienza e accrescere la produttività, riducendo l’impatto ambientale e migliorando la sicurezza. Occorre prestare più attenzione a quest’area spesso trascurata, sensibilizzando i vertici aziendali affinché si impegnino in prima persona in tal senso e attuando una governance documentale strutturata nel breve e nel lungo periodo. Quando si parla di documenti, si riscontrano spesso delle inefficienze; generalmente si tratta di situazioni risolvibili con facilità e le competenze di Ricoh consentono di proporre soluzioni ad elevato valore aggiunto, garantendo incrementi della produttività e della sicurezza, miglioramento dei flussi di lavoro e soddifazione delle esigenze documentali dei singoli reparti aziendali”.

La governance documentale in pratica:

• Una grande ONG europea, con uno staff di oltre 2.000 persone in Germania, intendeva garantire maggiore facilità d’utilizzo per gli operatori, ridurre i consumi cartacei e automatizzare alcuni processi di fornitura dei materiali di consumo. Ricoh ha standardizzato le stampanti utilizzate nella ONG e ha introdotto processi documentali che hanno portato a risparmi fino al 30% nei costi complessivi di gestione (TCO=Total Cost of Ownership) .

• Un’importante catena di supermercati britannici, con 502 punti vendita e 290 negozi di alimentari, desiderava razionalizzare le crescenti esigenze di stampa e fotocopiatura, diventate ormai troppo costose e inefficienti. Esternalizzando tutti i servizi di stampa, in sede e fuori sede, questo cliente ha potuto risparmiare 500.000 sterline nell’arco di tre anni, con un risparmio previsto di ulteriori 500.000 sterline nella fase successiva del progetto, che prevede la sostituzione delle periferiche esistenti con stampanti più efficienti in termini di funzionalità e di costi.

• Una multinazionale di calzature sportive, con oltre 30.000 dipendenti nel mondo, disponeva di una ampia rete di vendita che assorbiva ingenti risorse e richiedeva un sistema elettronico di fatturazione sicuro, potente e adeguato alle esigenze finanziarie. In passato questo cliente aveva utilizzato procedure lunghe e complesse per il coordinamento interno, con una spesa annua di circa 4 milioni di Euro per l’invio via posta di 4,5 milioni di fatture cartacee. Ora ha affidato a Ricoh l’intero processo di fatturazione, per gestire sia le attività su carta sia quelle per via elettronica. Nell’arco di 3 anni la multinazionale stima di poter risparmiare 3 milioni di Euro.
Per scaricare il rapporto completo ed approfondire i risultati dello studio, visitate http://www.ricoh.it/research

*Per “governance documentale” si intende il modo in cui un’organizzazione controlla e gestisce i propri documenti. In questa definizione rientra la gestione efficace dei costi, della tecnologia, della sostenibilità e della sicurezza dei documenti in tutte le operazioni aziendali.